一 认识帕金森定律
帕金森定律是官僚主义或官僚主义现象的一种别称,与墨菲定律和彼得原理被并称为二十世纪最杰出的西方文化三大发现。也可称之为“官场病”、“组织麻痹病”或者“大企业病”,源于英国著名历史学家诺斯古德·帕金森1958年出版的《帕金森定律》一书的标题。帕金森定律常常被人们转载传诵,用来解释官场的形形色色。
帕金森在书中阐述了机构人员膨胀的原因及后果:一个不称职的官员,可能有三条出路:第一是申请退职,把位子让给能干的人;第二是让一位能干的人来协助自己工作;第三是任用两个水平比自己更低的人当助手。这第一条路是万万走不得的,因为那样会丧失许多权利;第二条路也不能走,因为那个能干的人会成为自己的对手;看来只有第三条路最适宜。于是,两个平庸的助手分担了他的工作,他自己则高高在上发号施令,他们不会对自己的权利构成威胁。两个助手既然无能,他们就上行下效,再为自己找两个更加无能的助手。如此类推,就形成了一个机构臃肿,人浮于事,相互扯皮,效率低下的领导体系。
帕金森得出结论:在行政管理中,行政机构会像金字塔一样不断增多,行政人员会不断膨胀,每个人都很忙,但组织效率越来越低下。这条定律又被称为“金字塔上升”现象。
帕金森定律是帕金森在对组织机构的无效活动进行调查和分析中提出的关于组织机构臃肿低效的形成原因的定律,但同时它也是.时间管理中的一个概念。 帕金森定律表明:只要还有时间,工作就会不断扩展,直到用完所有的时间。
帕金森讲述了一个老太太寄明信片的故事:一位老太太要给侄女寄明信片,她用了1个小时找明信片,1个小时选择明信片,找侄女的地址又用了30分钟,1个多小时用来写祝词,决定去寄明信片时是否带雨伞,又用去20分钟。做完这一切.老太太劳累不堪。同样的事.一个工作特别忙的人可能花费5分钟在上班的途中就顺手做了。
二 帕金森定律的启示
1 组织管理方面
不称职的行政首长一旦占据领导岗位,庞杂的机构和过多的冗员便不可避免,庸人占据着高位的现象也不可避免,整个行政管理系统就会形成恶性膨胀,陷入难以自拔的泥潭。帕金森定律深刻地揭示了行政权力扩张引发人浮于事、效率低下的“官场传染病”。
2 时间管理方面
一份工作所需要的资源与工作本身并没有太大的关系,一件事情被膨胀出来的重要性和复杂性,与完成这件事情花的时间成正比。你以为给自己计划多很多的时间完成一件事就可以改善工作的品质,但实际情况并非如此。时间太多反而使你越懒散、缺乏原动力、效率低,可能还会大幅度降低效率。
工作会自动占满一个人所有可用的时间。如果一个人给自己安排了充裕的时间去完成一项工作,他就会放慢节奏或者增加其他项目以便用掉所有的时间。工作膨胀出来的复杂性会使工作显得很重要,在这种时间弹性很大的环境中工作并不会感到轻松。相反会因为工作的拖沓、膨胀而苦闷、劳累,从而精疲力竭。
三 帕金森定律的对治
1 组织管理方面
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权力的危机感,是产生帕金森现象的根源。要想解决帕金森定律的症结,必须把管理单位的用人权放在一个公正、公开、平等、科学、合理的用人制度上,不受人为因素的干扰,最需要注意的,是不将用人权放在一个可能直接影响或触犯掌握用人权的人的手里,问题才能得到解决。
第一,建立学习型的组织。当一个组织内的成员都善于学习、不断进取的时候,才能保证管理者能够持续的满足管理岗位的需求。
第二,招聘员工要公平公开和透明。建立全方位的招聘机制,不能够让被招聘员工的直接上级来全权招聘,而应该让更高级别的管理者参与进来,这样就避免了用人者出于私人目的而任用比自己能力低下的员工。
第三,建立人才培养机制。组织内部要建立积极的人才培养或储备制度。对于一定级别的管理者,在其绩效考核中要加入下属员工的培养指标。管理者必须每年要有向上层输送管理人才的指标,要有发现人才、培养人才的任务。这样,则可以防止管理者只任用能力比自己低的人。
第四,定期对组织和个人进行考核。考核意味着组织内部所有人和部门都必须不断进步,不断为组织创造效益,防止人浮于事。
2 时间管理方面
要对治帕金森定律,让自己宝贵的时间不浪费在磨磨蹭蹭之中,我们就要学会制定严格而有高标准的计划。
世界500强著名的杜邦公司做过一项时间与效率研究,其研究结果表明:
计划上每花1分钟,完成某项活动的时间就会减少3~4分钟;
计划上每花10分钟,完成某项活动的时间就会减少30~40分钟;
计划上每花1小时,完成某项活动的时间就会减少3~4小时;
如果使用得当,用15分钟的计划就可以掌控你全天的时间。
同时,我们制定工作计划时,必须明确工作完成的最后期限。这个期限越短,工作效率越明显。可以为自己设定一个倒计时,利用计时产生的紧迫感提高工作效率。这种紧迫感能激发你的决断力和专注力,调动你的情绪和潜能。
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